Rolfs Reiser samler inn personopplysninger til ulike formål, men bruker kun disse dataene for å bedre kommunisere med deg som kunder og for å lette håndteringen ved bestilling av reise. Vi er opptatt av å respektere personvernet til deg som kunde. Når du oppgir personopplysninger til oss eller vi samler inn personopplysninger fra deg, vil dataene bli behandlet i samsvar med denne personopplysningspolicyen.
Denne personopplysningspolicyen gjelder tjenester levert av Rolfs Reiser. Rolfs Reiser har derfor delt personopplysningsansvar for personopplysningene som omfattes av denne policyen. Din hovedkontakt angående personopplysninger er imidlertid Rolfs Reiser.
Du kan kontakte oss på reiser@rolfsreiser.no eller via vanligt brev som sendes til Rolfs Fly & Bussreiser AB, Tullins gate 2, 0166 Oslo.
Personopplysninger er enhver type informasjon som direkte eller indirekte kan knyttes til en fysisk person som er i live. Dette gjelder for eksempel adresse, navn, personnummer, e-postadresse og telefonnummer. Dette gjelder for eksempel også bookingnummer og krypterte data og ulike typer elektroniske identiteter, som IP-nummer, dersom de kan knyttes til fysiske personer.
Rolfs Reiser samler inn personopplysninger på flere måter, men hovedsakelig direkte fra deg. Innsamling av informasjon i forbindelse med bestilling og gjennomføring av en reise Når du bestiller reisen på rolfsbuss.se eller hos en agent eller i vår butikk, samler vi inn personopplysninger fra deg for å behandle bestillingen din. Dette er informasjon om personnummer, navn, fødselsdato, alder og kjønn på alle reisende på bestillingen, samt adresse og kontaktinformasjon til hovedreisende. I forbindelse med bestillingen samler vi også inn betalingsinformasjon for hovedreisende. Hvis bestillingen inkluderer barn, samler vi inn samme informasjon som ovenfor angående barnet. Hvis du foretar en bestilling som inkluderer flere personer, bør du sørge for at alle berørte personer er klar over denne personopplysningspolicyen og lar deg gi oss personopplysningene deres. Når du gjennomfører en reise med oss, samler vi også inn informasjon om reisen din. Det kommer i tillegg til ovennevnte informasjon, bl.a. bestillingsnummer, reiselengde, destinasjon og hvilke andre tjenester du valgte å bruke under reisen.
Vi samler inn personopplysninger fra deg når du kontakter oss på e-post, telefon eller på andre måter. Primært samler vi inn personopplysningene som trengs for å kunne svare på spørsmålet ditt eller håndtere saken din, som navn og bestillingsnummer. Avhengig av hvordan du velger å kontakte oss, kan vi også samle inn kontaktinformasjon som f.eks e-postadresse eller telefonnummer. Ved personlig kontakt samler vi også inn de andre personopplysningene du selv velger å gi oss. Det kan f.eks. være informasjon om helsetilstander, allergier eller annen informasjon om deg eller andre personer på din reise eller bestilling.
Når du ringer vår kundeservice, tar vi opp samtalen og lagrer opptaket i 30 dager etter hjemkomst fra reisen. Vi kan også bruke samtalene i internt opplærings- og utviklingsarbeid. Vi samler og lagrer dermed alle personopplysninger som vises under samtalen. Du har rett til å be om at samtalen ikke blir tatt opp. Du har også rett til å be om at et opptak slettes.
Hvis du velger å abonnere på e-poster som inneholder inspirasjon og tilbud, samler vi inn e-postadressen din for å sende deg e-poster.
Når du bruker nettsiden vår samler vi inn informasjon om din bruk av tjenesten. Noen av disse opplysninger kan være personopplysninger, som f.eks. ditt IP-nummer eller bestillingsnummer. Vi samler også inn informasjon om hvordan du navigerer i tjenesten, hvilke sider du besøker, hvilke søk du gjør og hvilke reiseprodukter du er interessert i.
Hvis du gir tilbakemelding via vår tilbakemeldingsfunksjon på rolfsbuss.se, har du muligheten til å legge igjen fritekstsvar. Hvis du legger igjen noen personopplysninger i disse, vil vi samle dem inn.
Ved bestilling og ved henvendelse til oss i ulike saker, hender det at en person oppgir personopplysninger om en eller flere andre personer i et reisefølge. Vi antar at personen som gir informasjonen har samtykke fra alle reisende til å gi disse personopplysningene. Hvis du ikke har foretatt en bestilling selv, men noen andre har foretatt en bestilling som du er inkludert i, samler vi inn personopplysninger om deg fra denne personen. Det samme gjelder dersom noen andre har vært i kontakt med oss på dine vegne. For å holde dine personopplysninger oppdaterte og korrekte, supplerer og oppdaterer vi dine personopplysninger gjennom innsamling fra private og offentlige registre.
Rolfs Reiser behandler dine personopplysninger lovlig. Det kan forekomme at de samme personopplysningene behandles både på grunnlag av oppfyllelse av reisekontrakten, konkret på grunnlag av samtykke eller på bakgrunn av at opplysningene er nødvendige for å oppfylle andre rettslige forpliktelser. Dette betyr at selv om du trekker tilbake ditt samtykke og behandlingen basert på samtykke opphører, kan personopplysningene fortsatt forbli hos oss for andre formål. Hovedsakelig behandler vi dataene dine for å oppfylle en avtale som du er part i, for eksempel reisebetingelsene, eller basert på en legitim interesse, for eksempel markedsføringsformål.
For å kunne levere reisetjenestene du har bestilt fra oss, bruker vi dine personopplysninger på ulike måter. Dataene brukes til å utstede billetter og reisedokumenter, for å gjøre hotellreservasjoner og for å fullføre betalingen av tjenestene du har bestilt. Administrasjon av reisen din inkluderer også bruk av dataene dine til regnskap, fakturering og revisjon, kreditt- eller andre betalingskortverifikasjoner, immigrasjons- og tollkontroll.
Vi bruker dine personopplysninger for å kunne yte deg service dersom du kontakter oss med spørsmål, kommentarer eller f.eks. klager. Vi bruker ditt navn og bestillingsnummer for å identifisere deg og reisen din. Vi bruker dine kontaktopplysninger, som e-postadresse og telefonnummer, for å kunne kontakte deg i forbindelse med spørsmål og saker. Vi kan også bruke alle andre personopplysninger som vi har samlet inn om deg for å håndtere spørsmålet eller saken din, avhengig av hva som er relevant i den enkelte sak.
Når du har bestilt en reise hos oss, bruker vi dine personopplysninger til å sende deg bestillingsbekreftelse, viktig informasjon om din kommende reise og tilbud knyttet til reisen. Slike utsendelser skjer til e-postadressen som er oppgitt i forbindelse med bestillingen. Vi sender informasjon om avvik, som f.eks ruteendring og ombooking. Slik informasjon kan sendes via e-post, brev, SMS eller gis via telefon avhengig av avvikets art og kontaktinformasjonen vi har til deg. Vi sender også betalingspåminnelser via e-post og SMS.
Kundeinformasjon kan brukes i markedsføring av Rolfs Reiser i forbindelse med konkrete reiser. Hvis du har valgt å motta e-poster som inneholder inspirasjon og tilbud fra oss, bruker vi dine personopplysninger til å sende deg e-poster. På våre nettsider bruker vi informasjon om våre brukere til såkalte personasjon. Dette betyr at vi bruker informasjonen vi har samlet om deg og din bruk av våre tjenester til å påvirke hvordan innholdet på nettsiden ser ut når du besøker oss. Tilpasningen kan f.eks. være at vi lagrer og viser informasjon om reisemål du har søkt etter ved tidligere besøk på nettsiden vår, språkpreferanser, samt at vi viser annonser og tilbud som vi mener passer deg og dine reiseønsker. Hvis du bruker Facebook eller Instagram og har samme e-postadresse eller telefonnummer registrert der, kan vi sende deg målrettet markedsføring på plattformen eller på annen måte bruke personifisering for å markedsføre deg på sosiale medier.
Vi bruker informasjonen vi samler inn om våre kunder til å utvikle og forbedre våre produkter og tjenester. Dette gjelder delvis våre digitale tjenester, hvor vi analyserer brukeratferd for å utvikle hvordan vi presenterer informasjon, tilbud og utformer funksjoner. Dette gjelder også utvikling av våre produkter etter kundenes ønsker og atferd og til f.eks. avhjelpe mangler eller øke sikkerheten. I hovedsak bruker vi anonyme eller anonymiserte data på et samlet nivå for å utføre denne typen analyser. Det kan imidlertid forekomme at vi også bruker personopplysninger som vi har samlet inn dersom det er relevant.
Behandling av dine personopplysninger kan skje for at vi skal kunne oppfylle forpliktelser etter lover og regler, for eksempel gjeldende sikkerhet og regnskap.
Vi lagrer dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet med behandlingen. Hvis du abonnerer på e-poster som inneholder inspirasjon og tilbud, vil kontaktopplysningene dine bli lagret så lenge du velger å fortsette å motta slike e-poster. Telefonsamtaler som tas opp lagres i 30 dager fra retur. De samme personopplysningene kan lagres på flere forskjellige steder for ulike formål. Dette kan innebære at data som er fjernet fra et system fordi det ikke lenger er nødvendig, kan bli værende i et annet system hvor det lagres med støtte for samtykke eller til et annet formål hvor personopplysningene fortsatt trengs.
Vi iverksetter løpende tiltak for å oppfylle prinsippene om «databeskyttelse innebygd og databeskyttelse som standard». Vi vurderer fortløpende risikoene ved den personopplysningsbehandlingen som finner sted og iverksetter nødvendige sikkerhetstiltak for å redusere risikoen.
Vi bruker en rekke ulike IT-tjenester og IT-systemer i vår drift. I noen av disse lagres og håndteres personopplysninger. Vi er bekymret for personvernet ditt og sikkerheten til dataene dine i all slik håndtering. Noen systemer er installert lokalt hos oss og kun våre ansatte har tilgang til dataene. I disse tilfellene skjer ingen overføring til tredjeparter. Noen systemer er imidlertid installert hos leverandøren og gjør at vi overfører personopplysninger til leverandøren. I disse tilfellene er leverandøren vår personopplysningsassistent og håndterer dataene på våre vegne og i henhold til våre instrukser.
Vi bruker informasjon levert av Google APIer. Informasjonen vi gir fra Google APIer følger Google API Services User Data Policy og Limited Use requirements.
Internt håndterer vi personopplysninger i vår kundedatabase, i vårt bookingsystem, i vårt kundeservicesystem og i et system for datahåndtering og dataforbedring. Disse systemene er til for å kunne levere de tjenestene du har bestilt hos oss og for å kunne håndtere spørsmål og kundebehandling i forbindelse med utførelse av disse tjenestene. I disse systemene kan alle personopplysninger vi samler inn bli behandlet.
Vi bruker eksterne leverandører for å gi informasjon via SMS før og under en reise. Disse leverandørene får tilgang til personopplysninger i form av telefonnumre.
For å levere noen av tjenestene du har bestilt fra oss, bruker vi underleverandører og kontraktspartnere. Det er ofte nødvendig for oss å gi personopplysninger til dem for at tjenesten skal kunne utføres.
Når du bestiller en reise med Rolfs Reiser via et reisebyrå eller en nettside (digital partner) som vi samarbeider med for markedsføring av våre reiser, kan det skje at du selv oppgir personopplysninger til reisebyrået eller nettsiden. Disse personopplysningene er ansvarlig for og håndteres av den respektive aktøren i samsvar med deres personopplysningspolicy. Når en bestilling gjøres gjennom et reisebyrå eller digital partner, sender vi visse personopplysninger til den respektive operatøren for å bekrefte at bestillingen er utført. Når det gjelder digitale partnere dreier det seg om pseudonymiserte data og bookingnummer. Aktørene kan ikke direkte identifisere deg som reisende gjennom denne informasjonen. Når du bestiller gjennom et reisebyrå, oppgir du selv dine personopplysninger til reisebyrået og samtykker til at reisebyrået behandler disse i sin virksomhet. Reisebyrået kan derfor identifisere deg, f.eks. ved å bruke ditt bestillingsnummer. Vi er ikke ansvarlige for reisebyråets håndtering av personopplysningene du har oppgitt direkte til reisebyrået.
Flyselskapene får tilgang til personopplysninger om passasjerene som skal reise med de respektive flyselskapene. Dette er informasjon om navn, fødselsdato, alder og kjønn på alle reisende på bestillingen, samt adresse og kontaktinformasjon til hovedreisende. Overføringen av passasjerdata skjer enten via Amadeus datasystem, eller direkte til flyselskapet med passasjerlister, såkalte pax-lister.
Vi leier ut hoteller på våre destinasjoner både for lengre perioder og for individuelle bestillinger på forespørsel fra kunder. Hotellene får tilgang til personopplysningene som trengs for at en bestilling skal kunne gjennomføres. Der det er aktuelt, er dette informasjon om navn, fødselsdato, alder og kjønn på alle reisende på bestillingen, samt adresse og kontaktinformasjon til hovedreisende.
Avhengig av hvilket flyselskap som benyttes til reisen og hvilken flyplass turen går fra, leies det inn ulike agenter for å utføre tjenester knyttet til reisen på flyplassen. Det kan f.eks. om innsjekking eller bagasjehåndtering. I forbindelse med utførelse av disse tjenestene kan agenten få tilgang til visse personopplysninger som er nødvendige for å kunne utføre tjenesten.
Vi arrangerer cruiseturer med en rekke ulike rederier. Fraktselskapene får tilgang til personopplysningene som trengs for at en bestilling skal kunne gjennomføres. Der det er aktuelt, er dette informasjon om navn, fødselsdato, alder og kjønn på alle reisende på bestillingen, samt adresse og kontaktinformasjon til hovedreisende. Rederiene henter også ofte selv informasjon direkte fra passasjerene på cruiset. Hvert rederi er ansvarlig for håndteringen av personopplysningene som du som reisende gir direkte til rederiet.
Bestiller du andre reiserelaterte tjenester gjennom oss, f.eks. utflukter eller aktiviteter, der det er aktuelt, kan personopplysningene som er nødvendige for å levere den bestilte tjenesten utleveres til den som skal utføre tjenesten. Det kan f.eks. være detaljer om navn, fødselsdato, alder og kjønn på alle reisende på bestillingen, og adressen og kontaktinformasjonen til hovedreisende.
Siden vi arrangerer turer over hele verden, er noen av våre partnere (f.eks. hoteller og flyselskaper) utenfor EU/EØS-området. Dette betyr at personopplysninger kan overføres til samarbeidspartnere i disse landene for samme formål som beskrevet ovenfor. Uansett hvilket land Rolfs Reiser overfører dine personopplysninger, har Rolfs Reiser en forpliktelse til å sikre at det finnes et godt beskyttelsesnivå for dine personopplysninger.
Behandling av personopplysninger som er nødvendig for at vi skal kunne oppfylle en kontrakt med deg, for at vi skal kunne oppfylle en juridisk forpliktelse, eller som er nødvendig av hensyn til vår berettigede interesse er tillatt uten samtykke. Men for at vi skal kunne samle inn og behandle dine personopplysninger til andre formål, må du samtykke til behandlingen. Du samtykker til håndtering av dine personopplysninger i forbindelse med din bruk av tjenestene våre på Rolfsbuss.se, når du kontakter våre reiserådgivere eller med en agent eller et reisebyrå.
Du kan velge å trekke tilbake samtykket ditt når som helst ved å kontakte oss på kontaktinformasjonen ovenfor. Hvis du trekker tilbake samtykket ditt, sletter vi personopplysningene og stanser behandlingen som var dekket av samtykket. Det kan forekomme at de samme personopplysningene behandles både på grunnlag av samtykke og på bakgrunn av at opplysningene er nødvendige eller på grunnlag av andre regler. Dette betyr at selv om du trekker tilbake ditt samtykke og behandlingen basert på samtykke opphører, kan personopplysningene fortsatt forbli hos oss for andre formål.
Dersom du ønsker informasjon om hvilke data vi har registrert om deg, kan du søke om dette skriftlig på ovenstående adresse. Du har rett til å be om at opplysningene om deg blir slettet, supplert eller rettet. Du har også rett til å be om at behandlingen av dine personopplysninger begrenses til bestemte formål og for eksempel ikke brukes til direkte reklame eller s.k. profilering. Hva skjer hvis du ikke vil at vi skal behandle dine personopplysninger Vi må behandle visse personopplysninger for å kunne levere tjenestene og produktene du har bedt om fra oss. Dersom du bestiller på nettet selv, er disse detaljene merket slik at du tydelig kan se hvem de er. Skulle du ikke ønske å gi slik informasjon eller be om at vi sletter slik informasjon, vil vi ikke kunne levere tjenesten eller produktet. Hvis du ber om at vi ikke behandler personopplysningene dine for markedsførings- eller profileringsformål, vil du ikke kunne motta tilpassede tilbud og kommunikasjon fra oss, og det kan forekomme at enkelte digitale tjenester ikke kan brukes eller ikke fungerer korrekt i alle henseender.
På Rolfsreiser.no bruker vi informasjonskapsler for å forbedre opplevelsen din, for å samle informasjon til vår markedsføring og for å kunne utvikle nettsidene. Informasjonen lagres anonymt. Det kan forekomme at enkelte personopplysninger håndteres av informasjonskapsler på Rolfsreiser.no.
Alle som mener at et selskap bryter med GDPR kan kontakte det norske datatilsynet. Les mer på datatilsynets nettsider.